ছোট ব্যবসার ৫টা রুটিন কাজ যা আজই অটোমেট করা যায়, বেশিরভাগ ফ্রি টুলে

ছোট ব্যবসায় আজই অটোমেট করা যায় এমন পাঁচটা রুটিন কাজ হলো: নতুন অর্ডারের নোটিফিকেশন, একই প্রশ্নের বারবার উত্তর, দিনের বিক্রির হিসাব, ইনভয়েস বা রসিদ বানানো, আর কাস্টমারকে ফলো-আপ। এর বেশিরভাগ Google Sheets, Gmail, Google Apps Script আর WhatsApp Business অ্যাপের ফ্রি সুবিধা দিয়েই শুরু করা যায়, বড় হলে Make.com বা n8n।

সোজা উত্তর: কোন কাজগুলো আগে অটোমেট করবেন?

যে কাজ প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে বারবার করেন, প্রতিবার প্রায় একই ধাপে, আর ভুল হলে বড় ক্ষতি হয় না, সেটাই প্রথম অটোমেশনের জন্য সেরা। ফেসবুক পেজ, ছোট দোকান বা অনলাইন সার্ভিস, প্রায় সবার এমন পাঁচটা কাজ থাকে।

অনেকে ভাবেন অটোমেশন মানে দামি সফটওয়্যার বা প্রোগ্রামার। আসলে নিচের পাঁচটা কাজের চারটাই আপনার হাতে থাকা Google অ্যাকাউন্ট আর WhatsApp Business অ্যাপ দিয়ে শুরু করা যায়, একটা দুপুরেই।

শুরুর আগে এক সপ্তাহ একটা কাগজে লিখে রাখুন কোন কাজে দিনে কতক্ষণ যায়। "সারাদিন মেসেজের উত্তর দিতেই চলে যায়" বা "রাতে হিসাব মেলাতে এক ঘণ্টা" এরকম জায়গাগুলোই আপনার তালিকা।

কাজ ১: নতুন অর্ডার এলেই নোটিফিকেশন কীভাবে পাবেন?

অর্ডার নিতে একটা Google Form বানান আর সেটাকে Google Sheet এর সাথে জুড়ুন। Forms এর Responses ট্যাবে তিন ডটের মেনু থেকে "Select destination for responses" দিলেই শিট তৈরি হয় (Google Docs Editors Help)।

এরপর শিট খুলে Tools থেকে Notification settings, তারপর Edit notifications। সেখানে "A user submits a form" আর "Email right away" বেছে Save দিন। Google Help অনুযায়ী এরপর প্রতিটা ফর্ম জমা পড়লে আপনার ইমেইলে খবর যাবে, চাইলে দিনে একবার সারাংশও নেওয়া যায় (Google Sheets Help: Notifications, অক্টোবর ২০২৬ পর্যন্ত)।

ইমেইলের বদলে ফোনে সাথে সাথে Telegram মেসেজ চাইলে Make.com বা ছোট একটা Apps Script লাগে। পুরো অর্ডার শিটের কাঠামো, কোন কলাম রাখবেন আর কীভাবে হিসাব নিজে হবে, তা আছে Google Sheets এ অর্ডারের হিসাব অটোমেটিক করার লেখায়।

কাজ ২: একই প্রশ্নের বারবার উত্তর থেকে মুক্তি কীভাবে?

"দাম কত", "ডেলিভারি চার্জ কত", "কবে পাব" এই তিনটা প্রশ্নেই অনেক পেজের দিনের বড় অংশ যায়। এগুলোর জন্য AI লাগে না, আগে থেকে লেখা উত্তরই যথেষ্ট।

WhatsApp Business অ্যাপে শুভেচ্ছা মেসেজ, দূরে থাকার মেসেজ আর কুইক রিপ্লাই আছে, যেগুলো সেটিংসে গিয়ে একবার লিখে রাখলেই চলে। কোথায় কোন সেটিং, ধাপে ধাপে আছে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসে অটো রিপ্লাই চালুর লেখায়। Facebook পেজের পোস্টে কমেন্ট এলে ইনবক্সে অটো মেসেজ পাঠানোর পথ আছে ফেসবুক কমেন্টের অটো রিপ্লাইয়ের লেখায়।

কাজ ৩: দিনের বিক্রির হিসাব নিজে থেকে কীভাবে আসবে?

অর্ডার যদি শিটে জমা হয়, তাহলে দিনের শেষে মোট কত অর্ডার আর কত টাকা, সেটা শিট নিজেই হিসাব করে আপনাকে ইমেইল করতে পারে। এর জন্য Google Apps Script এর টাইম ট্রিগার, যেটা Google এর ডকুমেন্টেশন অনুযায়ী মিনিটে একবার থেকে মাসে একবার পর্যন্ত চালানো যায় (Apps Script Triggers)।

শিটে Extensions থেকে Apps Script খুলুন। ধরে নিচ্ছি "Orders" নামের ট্যাবে কলাম A তে তারিখ আর কলাম D তে টাকার অঙ্ক:

function dailySummary() {
  var rows = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName("Orders").getDataRange().getValues();
  var today = new Date().toDateString();
  var count = 0, total = 0;
  rows.forEach(function (r) {
    if (r[0] instanceof Date && r[0].toDateString() == today) { count++; total += Number(r[3]) || 0; }
  });
  GmailApp.sendEmail(Session.getActiveUser().getEmail(),
    "আজকের বিক্রি: " + count + "টা অর্ডার", "মোট: " + total + " টাকা");
}

তারপর Triggers থেকে Add Trigger, ফাংশন dailySummary, Time-driven, Day timer, রাত ১০টা থেকে ১১টা। শিটের কলাম আলাদা হলে r[0] আর r[3] এর সংখ্যা বদলে নিন (A হলো ০, B হলো ১, এভাবে)। কোড বদলাতে আটকে গেলে ChatGPT বা Claude কে নিজের কলামের নাম বলে কোডটা ঠিক করে দিতে বলুন।

কাজ ৪: ইনভয়েস বা রসিদ প্রতিবার নতুন করে লিখবেন কেন?

একটা টেমপ্লেট বানিয়ে রাখলেই প্রতিবার শুধু নাম, পণ্য আর টাকা বদলাতে হয়। Google Docs বা Sheets এ নিজের লোগো, ঠিকানা, পেমেন্টের নিয়ম সহ একবার বানান, তারপর প্রতিটা অর্ডারে কপি করে পূরণ করুন। ফাইলের নাম একটা নিয়মে রাখুন, যেমন "INV-২০২৬-০০১ কাস্টমারের নাম", তাহলে পরে Drive এ সার্চ করে মুহূর্তেই খুঁজে পাবেন আর নম্বর দুবার পড়বে না।

টেমপ্লেটের লেখা, শর্ত আর কোটেশনের ভাষা AI দিয়ে খসড়া করিয়ে নেওয়া যায়। কোন কোন ঘর থাকা দরকার, আর কোথায় নিজে যাচাই বাধ্যতামূলক, তা আছে AI দিয়ে প্রপোজাল, ইনভয়েস আর চুক্তি বানানোর লেখায়। অর্ডার বেশি হলে পরের ধাপে Make.com দিয়ে শিটের সারি থেকে অটোমেটিক PDF ইনভয়েস বানানো যায়।

একটা সতর্কতা: ইনভয়েসে মোট টাকা, ভ্যাট বা ছাড় AI এর হাতে হিসাব করতে দেবেন না। শিটের সূত্র দিয়ে হিসাব করুন, AI শুধু লেখার কাজে।

কাজ ৫: পুরোনো কাস্টমারকে ফলো-আপ কীভাবে মনে রাখবেন?

অর্ডার শিটে "ডেলিভারির তারিখ" আর "ফলো-আপ হয়েছে?" নামে দুটো কলাম রাখুন। ডেলিভারির তিন দিন পর পণ্য ঠিকমতো পেয়েছেন কিনা জিজ্ঞেস করা, বা রিভিউ চাওয়া, এটুকুতেই অনেক কাস্টমার আবার কেনেন।

মেসেজটা আগে থেকে লিখে রাখুন, প্রতিবার শুধু নাম বদলাবেন। যেমন:

আসসালামু আলাইকুম [নাম], আপনার অর্ডারটা কি ঠিকমতো পেয়েছেন?
কোনো সমস্যা থাকলে জানাবেন, আমরা দেখব।
ভালো লাগলে পেজে একটা রিভিউ দিলে আমাদের অনেক উপকার হয়।

এই মেসেজ WhatsApp Business এর কুইক রিপ্লাইতে রেখে দিলে "/" লিখে এক চাপে চলে আসে। এক মাস পর দেখুন কতজন উত্তর দিলেন, কতজন আবার কিনলেন; এটাই বলবে ফলো-আপ আপনার ব্যবসায় কাজ করছে কিনা।

সহজ উপায়: শিটে একটা ফিল্টার রাখুন, যেটা দেখায় কোন সারির ডেলিভারি তিন দিনের বেশি আগে আর ফলো-আপ এখনো "না"। প্রতিদিন সকালে পাঁচ মিনিট সেটা দেখে মেসেজ দিন। চাইলে আগের কাজের মতো একটা Apps Script দিয়ে এই তালিকা প্রতিদিন ইমেইলেও আনতে পারেন।

অটোমেশনে কত সময় বাঁচবে, আর কোথায় সাবধান থাকবেন?

কত সময় বাঁচবে তা আপনার অর্ডারের সংখ্যা আর কাজের ধরনের ওপর নির্ভর করে, তাই কোনো সংখ্যার প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি না। একটা কাজ অটোমেট করার আগে এক সপ্তাহ সময় মাপুন, পরে আরেক সপ্তাহ মাপুন, পার্থক্যটাই আপনার আসল হিসাব।

অটোমেশন সময় বাঁচায়, ভুল কমায়, কিন্তু নিজে থেকে বিক্রি বাড়ায় না। যেটা বাঁচবে সেই সময় কনটেন্ট, কাস্টমারের সাথে কথা বা নতুন পণ্যে দিন। আর প্রতিটা অটোমেশন চালুর আগে নিজে দুই তিনবার টেস্ট করুন; ভুল অটোমেশন একশোবার একই ভুল করে।

এই পাঁচটা থেকে শুরু করে Make.com, n8n আর AI চ্যাটবট দিয়ে পুরো ব্যবসার কাজ জোড়া লাগানো শেখানো হয় AI অটোমেশন Masterclass এ।

তথ্যসূত্র: Google Forms: Choose where to save responses; Google Sheets: Notifications; Apps Script Triggers. সর্বশেষ যাচাই: ১৪ অক্টোবর ২০২৬।

সচরাচর যা জিজ্ঞেস করা হয়

এই লেখার পরের ধাপ, ফ্রি বাংলা বই

AI টুলস হেভেন

কোন কাজে কোন ধরনের টুল লাগে তার মানচিত্র, বাছাইয়ের চেকলিস্ট, আর খরচ ও নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণের নিয়ম।

বইটা ফ্রি নিন

অন্য কাজের বই খুঁজছেন? পুরো লাইব্রেরি, ১২টা বই