অর্ডারের হিসাব Google Sheets এ অটোমেটিক: কোড ছাড়া প্রথম অটোমেশন

Google Sheets অটোমেশনের সহজ প্রথম প্রজেক্ট হলো Google Form এ আসা অর্ডার Make.com দিয়ে অটোমেটিক Google Sheets এ তোলা আর টেলিগ্রাম বা ইমেইলে নোটিফিকেশন পাঠানো, কোনো কোড ছাড়াই। Make.com এর ফ্রি প্ল্যানে মাসে কাজের সীমা আছে, সঠিক সংখ্যা ওদের pricing পাতায় চেক করে নিন।

অটোমেশনের তিনটা অংশ: ট্রিগার, কাজ, ফল

অটোমেশন মানে এমন একটা নিয়ম, যেটা একটা ঘটনা ঘটলে নিজে থেকে কিছু কাজ করে দেয়। প্রতিটা অটোমেশনে তিনটা অংশ থাকে, এটা বুঝলে যেকোনো টুল শেখা সহজ হয়।

সমস্যাটা পরিচিত: ইনবক্সে, কমেন্টে আর ফোনে অর্ডার আসে, খাতায় লিখতে লিখতে কোনোটা বাদ পড়ে, আর ক্রেতা রাগ করেন। এই অটোমেশন সেই খাতার কাজটা নিজে করে, আর নতুন অর্ডার এলেই আপনাকে জানায়।

এই লেখায় Make.com ব্যবহার করছি, কারণ এটা দেখতে ছবির মতো: একেকটা গোল ঘর একেকটা অ্যাপ, তীর দিয়ে জোড়া। ছোট ব্যবসায় AI আর অটোমেশন কোথায় কাজে আসে, তার বড় ছবি আছে এফ কমার্সে AI আর অটোমেশনের গাইডে।

Form থেকে Sheet

প্রথম ধাপ হলো অর্ডারের ফর্ম আর শিট বানিয়ে Make.com এ জোড়া দেওয়া। প্রথমবার একটু সময় লাগে, পরে একই কাজ অনেক দ্রুত হয়।

ফ্রি প্ল্যানে কত পরপর নতুন অর্ডার খোঁজা যায় আর মাসে কতগুলো কাজ চলে, দুটোরই সীমা আছে। সংখ্যাগুলো মাঝে মাঝে বদলায়, তাই make.com এর pricing পাতায় চেক করে নিন। ছোট দোকানের শুরুর অর্ডারের জন্য অনেক সময় এটুকুই যথেষ্ট।

নোটিফিকেশন যোগ করা

শিটে অর্ডার জমা হচ্ছে, কিন্তু আপনি তো সারাদিন শিট খুলে বসে থাকবেন না। তৃতীয় একটা ঘর যোগ করে প্রতিটা নতুন অর্ডারে ফোনে মেসেজ পাঠানো যায়।

টেলিগ্রামের জন্য আগে একটা বট বানাতে হয়। টেলিগ্রামে BotFather নামের অফিসিয়াল অ্যাকাউন্টে /newbot লিখলে কয়েকটা প্রশ্নের পর একটা টোকেন দেয়। এই টোকেন পাসওয়ার্ডের মতো, কাউকে দেবেন না।

টেলিগ্রাম ব্যবহার না করলে Gmail এর ঘর দিয়ে ইমেইলেও পাঠানো যায়। দোকানে কয়েকজন কাজ করলে একটা টেলিগ্রাম গ্রুপ বানিয়ে বটকে সেখানে যোগ করুন, সবাই একসাথে দেখবে।

পরীক্ষা আর ভুল ধরা

চালু করার আগে নিজে দুই তিনটা নকল অর্ডার দিন। Make.com এ Run once চাপলে প্রতিটা ঘর একবার চলে, আর প্রতিটা ঘরে দেখা যায় কী ঢুকল আর কী বের হলো।

একটা অভ্যাস রাখুন: সপ্তাহে একবার শিটের অর্ডার আর ইনবক্সের অর্ডার মিলিয়ে দেখুন। অটোমেশন চুপচাপ বন্ধ হয়ে গেলে এভাবেই দ্রুত ধরা পড়ে।

Online Shop-এর জন্য বাস্তব উদাহরণ

ধরুন একটা ফেসবুক পেজ থেকে হোমমেড আচার বিক্রি হয়। পেজের পোস্টে আর অটো রিপ্লাইয়ে অর্ডার ফর্মের লিংক থাকে, ক্রেতা ফর্ম পূরণ করেন।

• অর্ডার এলেই শিটে নতুন সারি বসে, "অবস্থা" কলামে আপনি পরে লেখেন: কনফার্ম, পাঠানো, পৌঁছেছে।
• টেলিগ্রামে মেসেজ আসে, আপনি ফোন করে অর্ডার কনফার্ম করেন।
• মাস শেষে শিট থেকেই দেখা যায় কোন আচার বেশি চলল, কোন এলাকা থেকে বেশি অর্ডার।
• পরে চাইলে আরেকটা ঘর যোগ করে ক্রেতাকে ইমেইলে ধন্যবাদ পাঠানো যায়।

এই একই কাঠামো কাজে লাগে টিউশন সেন্টারের ভর্তির ফর্মে, ইভেন্টের রেজিস্ট্রেশনে বা ছোট রেস্টুরেন্টের প্রি অর্ডারে। আর এটাই একটা বিক্রি করার মতো সার্ভিস: পাশের দোকানের জন্য এমন সেটআপ করে দেওয়া।

এরপর কী শিখবেন

প্রথম অটোমেশন চালু হলে পরের ধাপ হলো এতে AI যোগ করা আর আরও উৎস জোড়া। যেমন অর্ডারের ঠিকানা থেকে AI দিয়ে এলাকা আলাদা করা, বা ক্রেতার মন্তব্য থেকে অভিযোগ আলাদা করা।

বড় আর জটিল কাজ, যেখানে অনেক ধাপ বা নিজের সার্ভারে চালানো দরকার, সেখানে অনেকে n8n বেছে নেন। দুটোর পার্থক্য আর n8n শুরু করার পথ আছে n8n কী আর কীভাবে শিখবেন লেখায়।

সচরাচর যা জিজ্ঞেস করা হয়

এই লেখার পরের ধাপ, ফ্রি বাংলা বই

AI টুলস হেভেন

কোন কাজে কোন ধরনের টুল লাগে তার মানচিত্র, বাছাইয়ের চেকলিস্ট, আর খরচ ও নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণের নিয়ম।

বইটা ফ্রি নিন

অন্য কাজের বই খুঁজছেন? পুরো লাইব্রেরি, ১১টা বই