Gmail অটোমেশন AI দিয়ে: ইমেইল সাজানো, উত্তরের ড্রাফট আর ফলো-আপ রিমাইন্ডার

Gmail অটোমেশনের জন্য প্রথমে কোনো AI লাগে না: Gmail এর নিজের ফিল্টার দিয়ে ইমেইল লেবেল, আর্কাইভ বা ফরোয়ার্ড অটোমেটিক হয়। এরপর উত্তরের ড্রাফট লিখতে AI (Gmail এর Help me write বা ChatGPT, Claude) আর ফলো-আপ মনে করিয়ে দিতে Snooze বা ছোট একটা Google Apps Script যোগ করলেই ইনবক্স অনেকটা নিজে থেকে গুছিয়ে থাকে।

Gmail অটোমেশন বলতে আসলে কী বোঝায়?

Gmail অটোমেশন মানে যেসব কাজ আপনি প্রতিদিন হাতে করেন, যেমন ইমেইল আলাদা করা, একই ধরনের উত্তর লেখা, কে উত্তর দেয়নি মনে রাখা, সেগুলো Gmail কে দিয়েই করানো। এর তিনটা স্তর আছে, আর বেশিরভাগ মানুষের প্রথম দুটোতেই কাজ হয়ে যায়।

অফিসে বা ফ্রিল্যান্সিংয়ে দিনে পঞ্চাশটা ইমেইল এলে দরকারিটা হারিয়ে যায়: ক্লায়েন্টের মেইল চাপা পড়ে নিউজলেটারের নিচে, পেমেন্টের রসিদ খুঁজতে দশ মিনিট লাগে। এই লেখায় সেই জট খোলার ধাপগুলো ক্রম অনুযায়ী আছে।

ফিল্টার দিয়ে ইমেইল অটোমেটিক সাজাবেন কীভাবে?

ফিল্টার হলো Gmail কে দেওয়া একটা নিয়ম: "এই প্রেরক বা এই শব্দ থাকলে, এটা করো"। Google এর হেল্প পাতা অনুযায়ী ফিল্টার দিয়ে লেবেল লাগানো, আর্কাইভ, ডিলিট, স্টার আর অটোমেটিক ফরোয়ার্ড করা যায় (Gmail Help: ফিল্টার, অক্টোবর ২০২৬ পর্যন্ত)।

শুরুতে তিনটা ফিল্টারই যথেষ্ট: ক্লায়েন্ট বা বসের মেইলে স্টার আর লেবেল, পেমেন্ট আর রসিদের মেইলে "হিসাব" লেবেল, আর নিউজলেটার বা প্রোমোশনে সরাসরি আর্কাইভ। Google এর পাতায় ফিল্টার বানানোর ধাপ কম্পিউটারের জন্য দেওয়া, তাই এটা ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ থেকেই করুন।

শুরুতে কোন কোন ফিল্টার বানালে সবচেয়ে কাজে দেয়?

যে মেইল প্রতিদিন আসে আর প্রতিবার একই কাজ করেন, সেগুলোর জন্য ফিল্টার আগে বানান। Gmail এর সার্চ বক্সে লেখা শর্তগুলোই ফিল্টারের শর্ত হয়, তাই আগে সার্চ করে মিলিয়ে নিন।

example.com এর জায়গায় আসল ঠিকানা বসাবেন। আর "unsubscribe" দিয়ে ফিল্টার করলে কিছু দরকারি মেইলও সরে যেতে পারে, তাই প্রথম সপ্তাহে "পড়ব পরে" লেবেলটা একবার খুলে দেখে নিন।

AI দিয়ে উত্তরের ড্রাফট লেখাবেন কীভাবে?

AI এর আসল কাজ এখানে: মেইলটা বুঝে একটা খসড়া উত্তর বানানো, যেটা আপনি ঠিক করে পাঠাবেন। নিয়ম দিয়ে এটা হয় না, কারণ প্রতিটা মেইলের ভাষা আলাদা।

Gmail এর ভেতরে Google এর "Help me write" আছে: Compose বা Reply খুলে নিচের প্রম্পট বারে লিখে দিন কী বলতে চান, তারপর Create। তবে Google Help অনুযায়ী এটা পেতে যোগ্য Google Workspace বা Google AI প্ল্যান লাগে, আর ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে সুবিধাটা সীমিত কিছু দেশে চালু (Gmail Help: Help me write, অক্টোবর ২০২৬ পর্যন্ত)। আপনার অ্যাকাউন্টে বোতামটা আছে কিনা নিজে চেক করে নিন।

না থাকলেও সমস্যা নেই। মেইলের লেখাটা কপি করে ChatGPT বা Claude এ দিন, সাথে বলুন:

নিচের ইমেইলের একটা ভদ্র, ছোট উত্তর লিখে দাও ইংরেজিতে।
আমি রাজি, কিন্তু ডেলিভারি শুক্রবারের বদলে রবিবার হবে।
কোনো তথ্য বানিয়ে লিখবে না, অজানা কিছু থাকলে [ ] দিয়ে ফাঁকা রাখবে।

ইমেইল লেখার আরও প্রম্পট আর বাংলা ইংরেজি দুই ভাষার নমুনা আছে AI দিয়ে অফিসের ইমেইল লেখার লেখায়। মনে রাখবেন, ক্লায়েন্টের গোপন তথ্য, পাসওয়ার্ড বা ব্যাংকের তথ্য AI চ্যাটে পেস্ট করবেন না।

Apps Script দিয়ে লেবেল দেখে অটোমেটিক ড্রাফট বানানো যায়?

যায়। Google Apps Script এর GmailApp দিয়ে মেইল খোঁজা, লেবেল বানানো আর ড্রাফট তৈরি করা যায়, আর GmailThread এ createDraftReply দিয়ে থ্রেডের শেষ প্রেরককে ড্রাফট উত্তর বানানো যায় (GmailApp, GmailThread)।

ধরুন অনেকে "দাম কত" বা "price" লিখে মেইল করে, আর আপনার উত্তর প্রায় একই। আগে একটা ফিল্টার দিয়ে এসব মেইলে "price-question" লেবেল লাগান। তারপর script.google.com এ নতুন প্রজেক্ট খুলে এটা বসান:

function priceDrafts() {
  var label = GmailApp.getUserLabelByName("price-question");
  var done = GmailApp.getUserLabelByName("drafted") || GmailApp.createLabel("drafted");
  label.getThreads(0, 20).forEach(function (t) {
    t.createDraftReply("ধন্যবাদ যোগাযোগের জন্য। আমাদের প্যাকেজের বিস্তারিত সংযুক্ত তালিকায় আছে। কোনটা আপনার কাজে লাগবে জানালে আমি বিস্তারিত পাঠাব।");
    t.removeLabel(label);
    t.addLabel(done);
  });
}

এটা নিজে থেকে কিছু পাঠায় না, শুধু Drafts এ খসড়া রাখে। আপনি দেখে, ঠিক করে, তারপর Send চাপবেন। এটা নিয়ম ভিত্তিক উত্তর, AI না; প্রতিটা মেইল আলাদাভাবে বুঝে লেখাতে চাইলে Make.com বা n8n এ Gmail আর একটা AI মডেল জুড়ে ফ্লো বানাতে হয়, যেখানে API খরচ আলাদা।

ফলো-আপ রিমাইন্ডার কীভাবে বসাবেন?

সবচেয়ে সহজ উপায় Gmail এর Snooze: মেইলের ওপর মাউস রাখলে ঘড়ির আইকন আসে, সেখানে দিন আর সময় দিন। Google Help অনুযায়ী সেই সময়ে মেইলটা আবার ইনবক্সের ওপরে চলে আসে (Gmail Help: Snooze)।

অনেকগুলো পাঠানো মেইলের উত্তর ট্র্যাক করতে চাইলে একটা "waiting" লেবেল বানান। কোনো প্রস্তাব বা ইনভয়েস পাঠানোর পর থ্রেডে এই লেবেল লাগান। তারপর এই স্ক্রিপ্ট প্রতিদিন সকালে আপনাকে তালিকা পাঠাবে:

function followUpReminder() {
  var label = GmailApp.getUserLabelByName("waiting");
  var limit = new Date();
  limit.setDate(limit.getDate()-3);
  var list = [];
  label.getThreads().forEach(function (t) {
    if (t.getLastMessageDate() < limit) list.push(t.getFirstMessageSubject());
  });
  if (list.length) {
    GmailApp.sendEmail(Session.getActiveUser().getEmail(),
      "ফলো-আপ বাকি: " + list.length + "টা", list.join("n"));
  }
}

যে থ্রেডে তিন দিনের বেশি নতুন কোনো মেইল আসেনি, সেটা তালিকায় আসবে। উত্তর পেয়ে গেলে থ্রেড থেকে waiting লেবেল সরিয়ে দিন। প্রতিদিন চালাতে বাম পাশের Triggers থেকে Add Trigger, ফাংশন followUpReminder, ইভেন্ট সোর্স Time-driven, Day timer বেছে সকাল ৯টা থেকে ১০টা দিন। Google এর ডকুমেন্টেশন বলছে টাইম ট্রিগার মিনিটে একবার থেকে মাসে একবার পর্যন্ত চালানো যায়, আর দৈনিক ট্রিগার সেই ঘণ্টার ভেতরে একটা সময়ে চলে (Apps Script Triggers)।

সীমা আর নিরাপত্তা নিয়ে কী জানা দরকার?

Apps Script সাধারণ gmail.com অ্যাকাউন্টে দিনে ১০০ জন প্রাপককে ইমেইল পাঠাতে পারে, একটা স্ক্রিপ্ট একবারে ৬ মিনিট চলে, আর সব ট্রিগার মিলিয়ে দিনে ৯০ মিনিট (Apps Script Quotas, অক্টোবর ২০২৬ পর্যন্ত)। তাই এটা নিজের কাজ গোছানোর জন্য, শত শত মানুষকে মার্কেটিং মেইল পাঠানোর জন্য না। সেই কাজের টুল আলাদা, দেখুন AI দিয়ে ইমেইল মার্কেটিংয়ের টুলের তালিকা।

Gmail, Sheets আর মেসেজিং অ্যাপ জুড়ে বড় অটোমেশন বানানো, যেখানে AI মেইল পড়ে ক্যাটাগরি ঠিক করে, সেটা ধাপে ধাপে শেখানো হয় AI অটোমেশন Masterclass এ।

তথ্যসূত্র: Gmail Help: Create rules to filter your emails; Gmail Help: Help me write; Gmail Help: Snooze; Apps Script GmailApp; Apps Script GmailThread; Apps Script Triggers; Apps Script Quotas. সর্বশেষ যাচাই: ১৪ অক্টোবর ২০২৬।

সচরাচর যা জিজ্ঞেস করা হয়

এই লেখার পরের ধাপ, ফ্রি বাংলা বই

AI টুলস হেভেন

কোন কাজে কোন ধরনের টুল লাগে তার মানচিত্র, বাছাইয়ের চেকলিস্ট, আর খরচ ও নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণের নিয়ম।

বইটা ফ্রি নিন

অন্য কাজের বই খুঁজছেন? পুরো লাইব্রেরি, ১২টা বই