ইনভয়েস বানানোর নিয়ম: AI দিয়ে কোটেশন ও প্রপোজাল

ইনভয়েস বানানোর নিয়ম সহজ: উপরে আপনার আর ক্লায়েন্টের নাম ঠিকানা, একটা ইনভয়েস নম্বর আর তারিখ, তারপর কাজের প্রতিটা লাইন আলাদা দামে, সাবটোটাল, অগ্রিম বাদ দিয়ে বাকি টাকা, পেমেন্টের শেষ তারিখ আর কীভাবে টাকা দেবে (ব্যাংক, bKash বা Nagad)। কোটেশন কাজের আগে দামের প্রস্তাব, প্রপোজাল কাজের পরিকল্পনা, আর চুক্তি দুই পক্ষের শর্ত। Claude কে একবার ব্যবসার তথ্য দিয়ে রাখলে ছোট ব্রিফ থেকেই চারটা ডকুমেন্ট Word বা PDF ফাইলে বানিয়ে দেয়, কিন্তু যোগফল আপনাকেই মেলাতে হবে।

এক নজরে

চারটা ডকুমেন্টের কাজ আলাদা: প্রপোজাল বোঝায়, কোটেশন দাম বলে, চুক্তি শর্ত বাঁধে, ইনভয়েস টাকা চায়।
ইনভয়েসে নম্বর, তারিখ, লাইন অনুযায়ী দাম, মোট, পেমেন্টের শেষ তারিখ আর পেমেন্টের উপায় না থাকলে পেমেন্ট আটকে যায়।
একবার "মাস্টার তথ্য ফাইল" বানিয়ে Claude Project এ রাখুন, তারপর প্রতিবার শুধু ক্লায়েন্ট আর কাজের ব্রিফ দিন।
Claude কে বলুন কোনো দাম বা তথ্য নিজে বানাবে না, ফাঁকা জায়গায় [ ] রাখবে; পাঠানোর আগে যোগফল নিজে মেলান।
AI এর চুক্তি শুধু শুরুর খসড়া। বড় অংকের বা জটিল চুক্তি একজন আইনজীবীকে দিয়ে দেখিয়ে নিন।

প্রপোজাল, কোটেশন, চুক্তি আর ইনভয়েস, কোনটা কখন লাগে?

ফ্রিল্যান্সার, ছোট এজেন্সি বা সার্ভিস ব্যবসায় একটা কাজ সাধারণত চার ধাপে এগোয়, আর প্রতিটা ধাপের নিজস্ব কাগজ আছে। প্রথমে ক্লায়েন্টকে বোঝাতে হয় আপনি কী করবেন (প্রপোজাল), তারপর কত টাকা লাগবে (কোটেশন), তারপর দুই পক্ষ শর্তে রাজি হয় (চুক্তি), আর কাজ শেষে বা ধাপে ধাপে টাকা চাওয়া হয় (ইনভয়েস)। ছোট কাজে প্রপোজাল আর কোটেশন একসাথে এক পাতায়ও হতে পারে।

কোন ডকুমেন্টে কী থাকা উচিত, এক টেবিলে:

ডকুমেন্ট	কখন পাঠাবেন	যা অবশ্যই থাকবে	সাধারণ ভুল
প্রপোজাল	ক্লায়েন্ট আগ্রহ দেখানোর পর, কাজ পাওয়ার আগে	ক্লায়েন্টের সমস্যা, আপনার সমাধান, কী কী ডেলিভারি দেবেন, সময়সূচি, আগের কাজের নমুনা, পরের ধাপ	নিজের পরিচয় দিয়ে শুরু, ক্লায়েন্টের সমস্যা দিয়ে না
কোটেশন	দাম জানতে চাইলে, কাজ শুরুর আগে	কোটেশন নম্বর ও তারিখ, প্রতিটা কাজের আলাদা লাইন ও দাম, মোট, পেমেন্টের শর্ত, কোটেশনের মেয়াদ	শুধু এক লাইনে মোট দাম, মেয়াদ না লেখা
সার্ভিস চুক্তি	কাজ শুরুর আগে, দুই পক্ষ রাজি হলে	দুই পক্ষের পরিচয়, কাজের সীমা, কী কাজের বাইরে, মাইলস্টোন, টাকা কখন কীভাবে, রিভিশন, বাতিল হলে কী, মালিকানা	"কী কাজের বাইরে" না লেখা, পরে সীমাহীন রিভিশন
ইনভয়েস	অগ্রিম চাওয়ার সময়, মাইলস্টোন শেষে বা কাজ শেষে	ইনভয়েস নম্বর ও তারিখ, দুই পক্ষের তথ্য, লাইন অনুযায়ী দাম, সাবটোটাল, আগে পাওয়া টাকা, বাকি টাকা, শেষ তারিখ, পেমেন্টের উপায়	ক্রমিক নম্বর না রাখা, শেষ তারিখ না দেওয়া

ইনভয়েস বানানোর নিয়ম কী, কোন ঘরগুলো লাগবেই?

ইনভয়েস হলো আনুষ্ঠানিকভাবে টাকা চাওয়ার কাগজ। ক্লায়েন্টের অফিসে হিসাব বিভাগ থাকলে তারা এই কাগজ দেখেই টাকা ছাড়ে, তাই একটা ঘর বাদ গেলে পেমেন্ট সপ্তাহের পর সপ্তাহ আটকে থাকতে পারে। "invoice বানানো" নিয়ে যত প্রশ্ন আসে, তার উত্তর মূলত এই তালিকা:

উপরে "INVOICE" বা "ইনভয়েস" শিরোনাম, আপনার বা প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা, ফোন আর ইমেইল।
ইনভয়েস নম্বর: ক্রমিক রাখুন, যেমন INV-2026-001, INV-2026-002। একই নম্বর দুইবার কখনো না।
তারিখ আর শেষ তারিখ: কবে ইস্যু হলো আর কবের মধ্যে টাকা দিতে হবে, যেমন "ইস্যুর ৭ দিনের মধ্যে"।
ক্লায়েন্টের তথ্য: নাম, প্রতিষ্ঠান, ঠিকানা। কোম্পানির ক্ষেত্রে যার নামে বিল যাবে, ঠিক সেই নাম।
কাজের লাইন: প্রতিটা কাজ আলাদা সারিতে, পরিমাণ, একক দাম আর মোট। যেমন "ফেসবুক পোস্ট ডিজাইন, ১২টা, প্রতিটা [দাম]"।
হিসাব: সাবটোটাল, ছাড় থাকলে ছাড়, ভ্যাট বা কর প্রযোজ্য হলে তার লাইন, মোট, অগ্রিম যা পেয়েছেন, আর বাকি টাকা।
টাকার অংক কথায়: বাংলাদেশে অনেক প্রতিষ্ঠান মোট টাকা অংকের পাশাপাশি কথায়ও চায়, যেমন "পনেরো হাজার টাকা মাত্র"।
পেমেন্টের উপায়: ব্যাংকের নাম, অ্যাকাউন্টের নাম, অ্যাকাউন্ট নম্বর, শাখা, রাউটিং নম্বর; অথবা bKash বা Nagad নম্বর আর কোন ধরনের অ্যাকাউন্ট (পার্সোনাল না মার্চেন্ট)।
ছোট নোট: পেমেন্টের রেফারেন্সে ইনভয়েস নম্বর লিখতে অনুরোধ, আর ধন্যবাদ।

বাংলাদেশে কোন উপায়ে ক্লায়েন্টের কাছ থেকে টাকা নেওয়া সুবিধাজনক আর কোথায় সাবধান থাকতে হয়, তার বিস্তারিত আছে লোকাল ক্লায়েন্টের কাছ থেকে টাকা নেওয়ার গাইডে।

ভ্যাট নিয়ে: আপনার ব্যবসা ভ্যাট নিবন্ধিত হলে ইনভয়েসের ফরম্যাট আর ভ্যাটের হার নিয়ে NBR এর নির্দিষ্ট নিয়ম আছে, যেটা এই লেখায় দেওয়া হয়নি। হার বা নিয়ম কখনো AI এর কাছ থেকে নেবেন না, একজন হিসাবরক্ষক বা ভ্যাট পরামর্শকের কাছ থেকে নিশ্চিত হোন। নিবন্ধিত না হলে ইনভয়েসে ভ্যাটের লাইন রাখবেন না।

কোটেশন লেখার নিয়ম কী?

কোটেশন দেখতে প্রায় ইনভয়েসের মতো, কিন্তু কাজটা আলাদা: এটা প্রস্তাব, টাকা চাওয়া না। তাই কয়েকটা জিনিস বাড়তি লাগে:

মেয়াদ: "এই কোটেশন ইস্যুর ১৫ দিন পর্যন্ত বৈধ"। না লিখলে ছয় মাস পরে ক্লায়েন্ট পুরোনো দামে কাজ চাইতে পারে।
ভাঙা হিসাব: এক লাইনে মোট দাম না দিয়ে প্রতিটা অংশ আলাদা। এতে ক্লায়েন্ট বোঝে টাকা কোথায় যাচ্ছে, আর বাজেট কম হলে কোন অংশ বাদ দেবে সেটা নিজেই বেছে নিতে পারে।
কী অন্তর্ভুক্ত আর কী না: যেমন "স্টক ছবির খরচ ক্লায়েন্ট বহন করবেন", "প্রিন্টিং খরচ আলাদা"।
পেমেন্টের শর্ত: যেমন অগ্রিম কত শতাংশ, বাকিটা কবে। শতাংশটা আপনার নিজের নীতি, AI কে দিয়ে ঠিক করাবেন না।

কাজের দাম কীভাবে ঠিক করবেন, সেটাই অনেকের আসল প্রশ্ন। সেই হিসাবের কাঠামো আছে AI সার্ভিসের দাম ঠিক করার লেখায়।

প্রপোজাল লেখার নিয়ম কী, আর কত বড় হবে?

ভালো প্রপোজাল আপনার সম্পর্কে না, ক্লায়েন্টের সমস্যা সম্পর্কে। সাধারণ কাঠামো:

ক্লায়েন্টের অবস্থা: এক দুই লাইনে তাদের সমস্যা, তাদের নিজেদের ভাষায়। যেমন "পেজে মেসেজ আসে, কিন্তু উত্তর দিতে দেরি হয় বলে অর্ডার হাতছাড়া হয়"।
প্রস্তাবিত সমাধান: আপনি কী করবেন, সহজ ভাষায়।
ডেলিভারেবল: ঠিক কী কী হাতে পাবে, সংখ্যাসহ।
সময়সূচি: ধাপ আর তারিখ।
প্রমাণ: আগের কাজের নমুনা বা লিংক। বানানো রিভিউ বা ফলাফল কখনো না।
দাম: সাথে কোটেশন, বা একটা ছোট দামের অংশ।
পরের ধাপ: রাজি হলে কী করতে হবে, যেমন "এই সপ্তাহে ১৫ মিনিটের একটা কল"।

ক্লায়েন্ট যদি কর্পোরেট অফিস বা বিদেশি প্রতিষ্ঠান হয়, প্রপোজাল ইংরেজিতে দিন; দোকান বা লোকাল ব্যবসা হলে বাংলাই ভালো, কারণ মালিক নিজে পড়ে সিদ্ধান্ত নেন। Claude কে একই প্রপোজালের দুই ভাষার আলাদা ফাইল বানাতে বলা যায়, শুধু পাঠানোর আগে দুটোতে দাম আর তারিখ এক কিনা মিলিয়ে নিন।

ছোট লোকাল কাজে এক থেকে দুই পাতাই যথেষ্ট। লম্বা প্রপোজাল কেউ পড়ে না, পরিষ্কার প্রপোজাল পড়ে। প্রপোজালের সাথে যে ইমেইল যাবে সেটা লেখার নিয়ম আছে অফিসের ইমেইল AI দিয়ে লেখার গাইডে।

সার্ভিস চুক্তিপত্রে কী থাকা দরকার, আর AI কতটা নির্ভরযোগ্য?

ছোট আর নিয়মিত কাজেও লিখিত শর্ত থাকলে পরে ঝামেলা কমে। সাধারণ সার্ভিস চুক্তিতে যা রাখবেন: দুই পক্ষের পরিচয়, কাজের বিবরণ খুব নির্দিষ্ট করে, কী কী কাজের বাইরে, সময়সীমা আর মাইলস্টোন, টাকা কত কখন কীভাবে, রিভিশন কয়টা, কাজ মাঝপথে বাতিল হলে কী হবে, আর কাজ শেষে মালিকানা কার।

এর মধ্যে সবচেয়ে কাজের লাইন হলো "কী কাজের বাইরে"। "লোগো ডিজাইন, ৩টা কনসেপ্ট, ২ বার রিভিশন; ভিজিটিং কার্ড বা সোশ্যাল মিডিয়া কভার এই কাজের অংশ না", এরকম একটা লাইন অনেক তর্ক আগেই থামিয়ে দেয়।

আইনি সতর্কতা: AI এর লেখা চুক্তি শুধু শুরুর খসড়া, আইনি পরামর্শ না। বাংলাদেশের আইনে কোন শর্ত টিকবে, স্ট্যাম্প লাগবে কিনা, বিরোধ হলে কোথায় যাবেন, এসব AI নির্ভরযোগ্যভাবে বলতে পারে না। বড় অংকের, দীর্ঘমেয়াদি, বিদেশি ক্লায়েন্টের বা মালিকানা আর গোপনীয়তা জড়িত চুক্তি অবশ্যই একজন আইনজীবীকে দেখিয়ে নিন।

Claude দিয়ে ছোট ব্রিফ থেকে কীভাবে পরিষ্কার ডকুমেন্ট বানাবেন?

আমাদের Claude Masterclass এর Document Factory লেসনের মূল কৌশল দুই ধাপের। প্রথমে একবার নিজের ব্যবসার একটা "মাস্টার তথ্য ফাইল" বানান, তারপর প্রতিটা ডকুমেন্টে শুধু ক্লায়েন্ট আর কাজের ছোট ব্রিফ দিন।

০১মাস্টার তথ্য ফাইলনাম, ঠিকানা, ফোন, ইমেইল, সার্ভিস আর দামের তালিকা, পেমেন্টের শর্ত, রিভিশন আর রিফান্ড নীতি, পেমেন্টের উপায়, সব এক ফাইলে।

০২Claude Project বানানclaude.ai এ একটা Project খুলে ফাইলটা সেখানে রাখুন। এরপর সব ডকুমেন্টের চ্যাট সেই Project এর ভেতরে খুলুন।

০৩ফাইল তৈরি চালু রাখুনSettings এর Capabilities এ "Code execution and file creation" চালু থাকলে Claude সরাসরি Word, Excel বা PDF ফাইল দেয়।

০৪ব্রিফ দিন, যাচাই করুনক্লায়েন্ট, কাজ, সময় আর দাম দিন। ফাইল পেলে যোগফল, নাম আর নম্বর মিলিয়ে তারপর পাঠান।

একবার সেটআপ, তারপর প্রতিটা ডকুমেন্ট কয়েক মিনিটে।

Claude এর হেল্প পাতা অনুযায়ী Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint আর PDF ফাইল বানানোর সুবিধা ফ্রি, Pro, Max, Team আর Enterprise সব প্ল্যানে আছে, ওয়েব, ডেস্কটপ আর মোবাইলে (Claude Help Center, Create and edit files with Claude, ১৪ অক্টোবর ২০২৬)। Claude নতুন হলে আগে ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলে একটা ছোট Project বানিয়ে হাত পাকিয়ে নিন।

মাস্টার তথ্য ফাইলে শুধু সেটুকু রাখুন যা ক্লায়েন্টকে দেখানো যায়। কোনো পাসওয়ার্ড, PIN, কার্ডের নম্বর বা NID এর কপি রাখবেন না। ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নম্বর রাখতে না চাইলে [ACCOUNT NUMBER] লিখে রাখুন, ফাইল পেয়ে নিজে বসিয়ে নিন।

কোটেশন বা ইনভয়েসের জন্য Project এর ভেতরে এই প্রম্পট চালান। বন্ধনীর জায়গা বদলে নিন:

আমার ব্যবসার তথ্য এই Project এর ফাইলে আছে, সেখান থেকে নাও।

ডকুমেন্ট: [কোটেশন / ইনভয়েস]
নম্বর: [QT-2026-014 / INV-2026-014]
ক্লায়েন্ট: [নাম], [প্রতিষ্ঠান], [ঠিকানা]
কাজ: [প্রতিটা কাজ আলাদা লাইনে, পরিমাণসহ]
দাম: [প্রতিটা লাইনের দাম, টাকায়]
অগ্রিম পেয়েছি: [টাকা, বা "নেই"]
পেমেন্টের শেষ তারিখ: [তারিখ]
পেমেন্টের উপায়: [ব্যাংক / bKash / Nagad, ফাইল থেকে]

নিয়ম:
- কোনো দাম, হার বা তথ্য নিজে বানাবে না; না পেলে [ ] রেখে আমাকে জিজ্ঞেস করো
- সাবটোটাল, অগ্রিম বাদ দিয়ে বাকি টাকা, আর মোট টাকা কথায় লিখবে
- কোটেশন হলে মেয়াদ [১৫] দিন লিখবে
- Word ফাইলে দাও, [বাংলা / ইংরেজি / দুই ভাষায় আলাদা ফাইল]
- শেষে চ্যাটে যোগফলের হিসাব দেখাও, যাতে আমি মিলাতে পারি

চুক্তির জন্যও একই ধরন: দুই পক্ষ, কাজের সীমা, কী কাজের বাইরে, মাইলস্টোন, টাকা, রিভিশন, বাতিল আর মালিকানার ঘরগুলো তালিকা করে দিন, আর বলুন যেখানে তথ্য দেননি সেখানে [ ] রাখতে।

পাঠানোর আগে কী কী মিলিয়ে দেখবেন?

একটা ভুল সংখ্যা পুরো কাজের বিশ্বাস নষ্ট করতে পারে। Claude কে দিয়েই প্রথম যাচাই করান: "তুমি একজন খুঁতখুঁতে অফিস ম্যানেজার, এই ডকুমেন্টের সব যোগফল হিসাব দেখিয়ে মেলাও, নাম আর নম্বর সব জায়গায় এক কিনা দেখো, কোথাও [ ] রয়ে গেছে কিনা বলো, আর ক্লায়েন্ট কোন লাইনে প্রশ্ন তুলতে পারে বলো।" তারপর নিজে এই তালিকা ধরে দেখুন:

প্রতিটা লাইনের পরিমাণ গুণ দাম, আর সাবটোটাল, ক্যালকুলেটরে নিজে।
অংকে মোট আর কথায় মোট একই কিনা।
ইনভয়েস নম্বর আগেরটার পরের ক্রমিক কিনা, তারিখ আজকের কিনা।
bKash, Nagad বা ব্যাংকের নম্বর একটা একটা অক্ষর মিলিয়ে। এখানে ভুল মানে টাকা অন্যের কাছে।
বাংলা আর ইংরেজি দুই ভার্সনে একই দাম আর একই শর্ত।

বারবার একই ধরনের কাজ করলে দামের তালিকা আর আগের সব ইনভয়েসের নম্বর, তারিখ, টাকা আর পেমেন্টের অবস্থা একটা শিটে রাখুন, তাহলে কে কত বাকি রেখেছে এক নজরে দেখা যায়। মাস্টার ফাইল, Project আর চারটা ডকুমেন্টের পুরো সেটআপ ধাপে ধাপে দেখানো আছে Claude Masterclass কোর্সের Document Factory লেসনে।

তথ্যসূত্র: Claude Help Center, Create and edit files with Claude; Claude Help Center, Uploading files to Claude. সর্বশেষ যাচাই: ১৪ অক্টোবর ২০২৬। এই লেখা আইনি বা কর পরামর্শ নয়।

সচরাচর যা জিজ্ঞেস করা হয়

ইনভয়েস বানানোর নিয়ম কী?

উপরে আপনার তথ্য, ইনভয়েস নম্বর আর তারিখ; তারপর ক্লায়েন্টের তথ্য; কাজের প্রতিটা লাইন পরিমাণ আর দামসহ; সাবটোটাল, অগ্রিম বাদ দিয়ে বাকি টাকা, মোট টাকা কথায়; শেষে পেমেন্টের শেষ তারিখ আর ব্যাংক, bKash বা Nagad এর তথ্য।

কোটেশন আর ইনভয়েসের পার্থক্য কী?

কোটেশন কাজের আগে দামের প্রস্তাব, তাতে মেয়াদ থাকে, যেমন ১৫ দিন। ইনভয়েস কাজের পর বা মাইলস্টোনে আনুষ্ঠানিকভাবে টাকা চাওয়া, তাতে পেমেন্টের শেষ তারিখ আর পেমেন্টের উপায় থাকে।

প্রপোজাল লেখার নিয়ম কী?

ক্লায়েন্টের সমস্যা দিয়ে শুরু করুন, তারপর আপনার সমাধান, কী কী ডেলিভারি দেবেন, সময়সূচি, আগের কাজের নমুনা, দাম আর পরের ধাপ। ছোট কাজে এক থেকে দুই পাতাই যথেষ্ট।

ইনভয়েসে ভ্যাট লিখতে হবে?

ব্যবসা ভ্যাট নিবন্ধিত হলে NBR এর নির্দিষ্ট নিয়ম মানতে হয়। হার আর ফরম্যাট একজন হিসাবরক্ষক বা ভ্যাট পরামর্শকের কাছ থেকে নিশ্চিত হোন, AI এর কাছ থেকে নেবেন না। নিবন্ধিত না হলে ভ্যাটের লাইন রাখবেন না।

Claude কি সরাসরি Word বা PDF ফাইল বানাতে পারে?

হ্যাঁ। Settings এর Capabilities এ "Code execution and file creation" চালু থাকলে Claude .docx, .xlsx, PowerPoint আর PDF ফাইল বানায়, হেল্প পাতা অনুযায়ী ফ্রি প্ল্যানসহ সব প্ল্যানে (Claude Help Center, ১৪ অক্টোবর ২০২৬)।

AI দিয়ে বানানো চুক্তিপত্র কি আইনত যথেষ্ট?

এটাকে শুরুর খসড়া হিসেবে দেখুন। ছোট আর নিয়মিত কাজে শর্ত পরিষ্কার রাখতে কাজে দেয়, কিন্তু বড় অংকের, দীর্ঘমেয়াদি বা মালিকানা আর গোপনীয়তা জড়িত চুক্তি অবশ্যই একজন আইনজীবীকে দেখিয়ে নিন।